Waarom een privacyverklaring?

Kanovereniging Dorestad, verder genoemd: KVD, hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden en donateurs. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht verenigingen haar leden te informeren over de manier waarop zij omgaat met persoonsgegevens en dit vast te leggen in een zogeheten privacyverklaring.
KVDorestad is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze Privacy verklaring vragen heeft kunt u contact opnemen met de voorzitter of secretaris.

De Privacyverklaring

In deze Privacyverklaring maken we duidelijk hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. We houden ons in alle gevallen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Dit houdt in dat wij:
• Uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring.
• Verwerking van uw persoonsgegeven beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn.
• Uitdrukkelijk toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Passende technische en/of organisatorische maatregelen nemen, opdat veiligheid van de persoonsgegevens is gewaarborgd.
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• Op de hoogte zijn van uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens en deze respecteren.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

KVDorestad verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van de volgende doeleinden:
• De leden- en financiële administraties.
• Om contributies en donaties te kunnen innen.
• Om ledenlijsten samen te stellen.
• Om uitnodigingen voor tochten en andere activiteiten te kunnen verzenden.
• Om ons clubblad te kunnen verzenden.
• Doordat de KVDorestad lid is van de Toeristische Kano Bond Nederland verder genoemd: TKBN, bent u ook automatisch lid van de TKBN en zullen uw persoonsgegevens zonder email en telefoonnummer worden doorgegeven aan de TKBN voor toezending van het TKBN ledenpasje en het TKBN maandblad ‘Kanotities’.

Welke persoonsgegevens vragen wij van u bij inschrijving als lid?

• Naam, Adres, Woonplaats.
• Telefoon, Emailadres.
• Geslacht en geboortedatum.

Ledenlijst voor leden

Enige malen per jaar wordt een actuele lijst aan de leden verzonden. Het doel is contact met elkaar te kunnen houden voor onder andere het maken van vaarafspraken. Leden houden de gegevens van de ledenlijst voor zichzelf en geven die niet door aan derden.

Verstrekking aan derden

De KVD zal de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk is verplicht of na uw uitdrukkelijke toestemming.

Foto’s en ander beeldmateriaal

Tijdens tochten en andere activiteiten van de KVD worden regelmatig foto’s en soms filmpjes gemaakt waarop onze leden te zien zijn. Dit beeldmateriaal kan gebruikt worden voor publicatie in het clubblad en op onze website. Soms zijn deze beelden ook geschikt voor publicatie in het TKBN blad Kanotities of in regionale weekbladen. Het doel van deze publicaties is natuurlijk onze vereniging op een positieve manier onder de aandacht te brengen van iedereen die in kanosport geïnteresseerd is.

Op het inschrijfformulier kunnen leden aangeven of zij toestemming geven voor dit gebruik van beeldmateriaal.

Bewaartermijn

De KVD bewaart de persoonsgegevens niet langer dan 7 jaar daar dit op grond van de wet vereist.

Beveiliging

KVD heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo zijn de volgende maatregelen getroffen.
• Alle personen die namens de KVD van uw gegevens kennis kunnen nemen zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• De leden en donateurs zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
• De KVD heeft haar leden- en financieel administratiesysteem beveiligd met een gebruikers naam en wachtwoord.
• Er worden regelmatig back-ups van de persoonsgegevens gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• Het papieren archief bevindt zich in een niet openbaar toegankelijk gebouw in een afgesloten kast.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die de KVD van u heeft ontvangen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
Klacht indienen
Indien u klachten heeft over de wijze waarop de KVD omgaat met uw gegevens, dan kunt u een klacht indienen bij het bestuur via de secretaris. Mocht uw klacht niet naar tevredenheid zijn afgehandeld, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze privacy verklaring is vastgesteld door het bestuur van KVDorestad op 9-05-2019